РКО как правильно заполнять
Что такое РКО
Расходно-кассовый ордер (РКО) – это документ который фиксирует выплаты, произведенные из кассы фирмы. Является документом первичного бухгалтерского учета кассовых операций. В статье разберем пример как заполнить РКО.
В основном РКО используется, когда нужно:
- передать наличность из кассы на расчетный счет;
- выдать заработную плату наличностью из кассы компании;
- выдать средства под отчет;
- возместить сотрудникам перерасходы по авансовым отчетам;
- выплатить командировочные расходы.
Как заполнять РКО
Заполнение бланка можно разделить на три блока:
- о фирме выдающей деньги;
- о том кому, сколько и на основании чего выдаются финансы;
- кто ответственен за выдачу наличных.
Ниже представлен РКО пример заполнения.
Единого стандартного образца нет, но есть определенные правила заполнения РКО установленные Центробанком, поэтому можно использовать любой готовый шаблон или разработать свой вариант бланка.
Разберем каждый блок по-отдельности.
Итак, блок об организации выдающей деньги. В этой части заполняются реквизиты РКО, касающиеся компании с кассы который будут давать средства, а также бухгалтерские данные.
В этом блоке нужно указать:
- краткое или полное наименование фирмы;
- код ОКПО указывается при необходимости;
- бланку назначается и прописывается исходящий номер в соответствии с внутренними правилами предприятия, а также прописывается дата составления бланка. Дата должна совпадать с днем выдачи средств с кассы.
Таблицу РКО заполнить нужно в соответствии с названиями колонок и правилами бухучета. Код структурного подразделения, выдающего сумму и код аналитического учета заполняются только при необходимости.
Далее следует блок с информацией о том, кому, сколько и на основании чего выдаются средства. Тут нужно отметить лишь то, что документ из поля «Приложение» нужно будет предоставлять вместе с ордером при получении банкнот. При этом, если на Приложении есть подпись Руководителя, то сам ордер в роли Руководителя он может уже не подписывать, но если выступает в организации и в качестве Главного бухгалтера, то в соответствующей графе его подпись будет нужна. Об этом следующий блок. РКО на зарплату образец заполнения:
Бланк РКО должен подписать Руководитель (Директор, Генеральный директор и т.п.), главный бухгалтер.
Далее в РКО заполнение возложено на получателя. Он вносит данные документа, удостоверяющего личность, сумму прописью, дату и ставит свою подпись.
Далее кассир ставит свою подпись с расшифровкой, и на основании бланка и приложения выдает средства с кассы. Информацию о РКО и ПКО нужно вносить в соответствующий журнал регистрации документов. Ордер нужно хранить не менее 5 лет. Частый вопрос: печать на РКО ставится или нет? Ответ: не обязательно.
Юридические моменты
Для юридических лиц Банком России установлен единый обязательный порядок ведения кассовых операций с наличностью, разъяснено как правильно заполнить РКО. Для начала юрлица должны установить кассовый лимит и зафиксировать его размер в уставе. Рассчитывается лимит по специальной формуле разработанной Центробанком и фиксируется на основе внутрифирменного приказа.
Далее из правил Банка России следует, что все операции с наличностью нужно оформлять кассовыми документами: операции по расходу – расходными кассовыми ордерами (РКО), а операции по приходу – приходными (ПКО).
Правила оформления РКО таковы, что поступление и выдача средств отражаются записями в кассовой книге. По окончанию смены, кассир проводит сверку денег в кассе с суммой остатка по книге. Если все верно – заверяет записи в книге своей подписью. Если в течение дня по кассе не было движений – в книге запись не делается.
Выдача под отчет производится на основание РКО. В обосновании в таком случае пишется формулировка «под отчет» и добавляется цель выдачи например «на закупку сырья» или «на командировочные расходы» . В графе «Приложение», как правило, указывается такой обосновывающий документ как «заявление работника».
РКО выдача подотчетному лицу основание образец: Выдача средств в подотчет на хозяйственные нужды.
По РКО можно проводить суммы не более 100 тыс. рублей, все что свыше – по безналу.
Индивидуальные предприниматели и субъекты малого предпринимательства не обязаны оформлять кассовые документы, вести касс-книгу, а также устанавливать лимит остатка средств на кассе.
Ставится ли печать на РКО? Нет, заверять такой документ печатью организации не обязательно.
