Что такое РКО
Расходно-кассовый ордер (сокращенно РКО) – это документ посредством которого производятся выплаты из кассы компании. Для внесения средств в кассу, напротив, нужен приходно-кассовый ордер (ПКО). И РКО и ПКО валяются первичными документами бухгалтерского учета кассовых операций. В статье разберем пример РКО на выдачу зарплаты.
Основные причины применения РКО:
- для передачи наличности из кассы на расчетный счет;
- для выплаты зарплаты наличными из кассы;
- для дачи наличности под отчет;
- для возмещения сотрудникам перерасходов по авансовым отчетам;
- для выплаты командировочных расходов.
РКО образец заполнения
Листок РКО можно разделить на три смысловых части:
- информация о фирме с кассы которой выдаются деньги;
- данные человека, которому выдаются средства, сумма и основание по которому даются финансы;
- информация о лице ответственном за выдачу наличности.
Ниже представлен заполненный РКО на выплату зарплаты по ведомости образец.
Бланк РКО составляется согласно правилам Центробанка. Оформление может отличаться в зависимости от компании, главное, чтобы он содержал определенную информацию.
Разберем каждую часть бланка РКО по-отдельности
В первой части должны быть данные предприятия с кассы которой выдаются деньги, а также бухгалтерские проводки.
В этой части нужно указать:
- краткое или полное наименование фирмы;
- при необходимости указать код ОКПО;
- исходящий номер и дату составления в соответствии с внутренними правилами компании. Дата должна совпадать с днем фактической передачи средств.
Далее нужно заполнить таблицу в соответствии с названиями колонок и правилами бухучета: корреспондирующий счет, субсчет, Кредит, Сумма. Код структурного подразделения и код аналитического учета заполняются по необходимости. Код структурного подразделения — это такой код, который предприятие присваивает своим подразделениям при необходимости.
Далее идет та часть, в которой прописываются данные человека, которому выдаются деньги, основание передачи наличности. В случае оформления РКО для выплаты зарплаты в поле «Основание» пишется формулировки примерно такого смысла «Выплата заработной платы за апрель», «Заработная плата» и т.п. Документ указанный в поле «Приложение» нужно будет предоставить вместе с РКО в момент получения средств. Важный момент: если на Приложении стоит подпись Руководителя, то на ордере свою подпись он может уже не ставить. Но если Руководитель одновременно является и бухгалтером или кассиром, то в соответствующих полях свою подпись он поставить должен. Этому посвящена следующая часть бланка. РКО заполнение образец:
Ордер должны заверить своей подписью руководитель (Директор, Генеральный директор и т.п.), главный бухгалтер. Печать в РКО на выплату заработной платы ставить не обязательно.
Далее РКО на зарплату заполняет получатель. Он указывает сведения по паспорту или другому удостоверению личности, сумму прописью, дату, и заверяет все это подписью.
Затем опираясь на ордер и приложение к нему, кассир выдает банкноты и ставит на ордере свою подпись с расшифровкой. Информацию об оформлении РКО и ПКО нужно вносить в соответствующий журнал регистрации. Сам РКО нужно хранить не менее 5 лет.
Юридические моменты
Центробанк России устанавливает единые требования к порядку ведения кассовых операций с наличностью для юридических лиц, где разъясняет как правильно заполнить РКО.
Во-первых, юрлица должны установить размер кассового лимита. Кассовый лимит – это максимально возможная для хранения в кассе наличность. Он рассчитывается по специальной формуле разработанной Центробанком и фиксируется в Уставе на основе внутрифирменного приказа.
Во-вторых, правила ЦентроБанка гласят что все операции с наличностью нужно оформлять кассовыми документами: операции по расходу – расходными кассовыми ордерами, а операции по приходу – приходными.
В-третьих, поступления и выдачу денег по каждому расходному или приходному ордеру нужно фиксировать в кассовой книге. В конце смены кассир сверяет сумму в кассе и кассовой книге. Если цифры сходятся, кассир ставит свою подпись в кассовой книге. Если поступлений не было, записи в книгу не вносятся.
Образец РКО на оплату поставщику или на "под отчет" отличается, по сути, только графой "Основание". В случае оплаты поставщику в этой графе пишется формулировка, например, «Оплата по договору №ХХХ от ХХ.ХХ.ХХХХ за поставку питьевой воды по товарной накладной №ХХ от ХХ.ХХ.ХХХХ». В графе «Приложение», как правило, указывается договор, доверенность, товарная накладная и т.п. с указанием реквизитов.
В случае с передачей наличности под отчет в графе основание пишется «под отчет» и добавляется цель выдачи, например, «на закупку сырья» или «на командировочные расходы». В приложении указывается заявление, служебная записка с указанием реквизитов.
Максимально по кассовому ордеру можно проводить 100 000 рублей. Большую сумму – по безналичному расчету.
ИП и субъекты малого предпринимательства вправе не оформлять кассовые документы, вправе не вести кассовую книгу, а также вправе не устанавливать лимит остатка наличности.
